ANW & Privacy

ANW & Privacy

Bij ANW hechten we eraan uw privacy en die van uw toekomstige adoptiekind en zijn/haar geboortefamilie te beschermen. ANW gaat dan ook zo zorgvuldig mogelijk om met de verkregen persoonsgegevens en/of verkregen beeldmateriaal en houdt zich aan alle wettelijke voorschriften op dit gebied. ANW gebruikt alle persoonlijke informatie die aan haar wordt verstrekt uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt en zoals in deze verklaring beschreven.

In deze verklaring zetten we uiteen hoe we bij ANW omgaan met de persoonsgegevens en de persoonlijke gegevens die wij verkrijgen van en over personen die informatie bij ons opvragen, van (aspirant)adoptieouders, van geadopteerden en hun geboortefamilies.

Algemeen
Indien u gebruikmaakt van de diensten van ANW wordt u gevraagd uw voornaam, achternaam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres te verstrekken. Deze gegevens gebruiken we om met u te communiceren en ten behoeve van onze algemene en wettelijke taken.

Bij ANW beschikken we alleen over gegevens wanneer u die aan ons heeft gegeven, hetzij door een informatievraag, hetzij door middel van het invullen van ons informatieformulier op de website, hetzij omdat u uw gezinsrapport naar ons heeft laten opsturen of een adoptieprocedure heeft opgestart of afgerond.

Rondom het gebruik van deze gegevens maken we een onderscheid tussen de algemene taken en de wettelijke taken die samenhangen met internationale en nationale wet- en regelgeving, alsook de specifieke eisen die door de overheid worden gesteld aan vergunninghouders.

Algemene taken
Op basis van de door u verstrekte gegevens houden we u per e-mail op de hoogte en/of nodigen we u uit voor bijeenkomsten die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt door ANW en niet gedeeld met derden.

Wijzigingen
Indien u uw gegevens wilt wijzigen of niet langer op de hoogte wilt worden gehouden door ANW of geen informatie of uitnodigingen meer wenst te ontvangen via e-mail kunt u vanuit het e-mailadres dat u bij ons bekend heeft gemaakt een verzoek indienen. Wij passen dan uw gegevens aan of verwijderen de gegevens die u aan ons heeft verstrekt, en u ontvangt niet langer correspondentie van ons.

Wettelijke taken
Indien u bij ANW een adoptieprocedure heeft opgestart of afgerond, dan weet u dat we werken met privacygevoelige persoonsgegevens ten behoeve van het uitvoeren van onze wettelijke taken met betrekking tot interlandelijke adoptieprocedures.

Deze gegevens hebben betrekking op u, maar soms ook op geboortefamilies en/of kinderen. ANW gaat zorgvuldig om met deze gegevens. Wij verwachten ook van u dat u hier zorgvuldig mee omgaat in het belang van betrokken families en kinderen.

Uw privacygevoelige gegevens worden door u aan ons verstrekt, of op uw verzoek aan ons verstrekt, en door ons ten behoeve van de wettelijke taken gedeeld met partijen in binnen- en buitenland.

Ook hiervoor geldt: wij beschikken alleen over uw gegevens omdat u deze aan ons heeft verstrekt of omdat u verzocht heeft dat deze aan ons worden verstrekt ten behoeve van een interlandelijke adoptieprocedure. Wij verstrekken die gegevens alleen aan de partijen indien u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven en indien ANW daartoe gehouden is op grond van wettelijke bepalingen of een rechterlijke uitspraak.

Wijzigingen gedurende de looptijd van een adoptieprocedure
Gedurende de doorlooptijd van uw adoptieprocedure kunt u verzoeken tot het wijzigen van uw gegevens aan ons doorgeven. Uw gegevens worden dan aangepast.

Een verzoek tot het verwijderen van uw gegevens betekent dat uw procedure per direct moet worden stilgelegd, aangezien het gebruik van gegevens voorwaarde is voor het uit kunnen oefenen van onze wettelijke taken.

Wijzigingen na afronding van de adoptieprocedure en de overdracht van het adoptiedossier naar langjarige opslag
Na afronding van de gehele adoptieprocedure heeft ANW nog de wettelijke taak het adoptiedossier van uw adoptiekind voor de wettelijke periode te bewaren. Bij de overdracht van het adoptiedossier naar de langjarige opslag wordt adoptieouders gevraagd kenbaar te maken welke privacygevoelige informatie over henzelf zij naast de verplichte onderdelen in het kind dossier beschikbaar willen houden voor hun adoptiekind. Hiervoor wordt een formulier toegezonden. Bij het uitblijven van toestemming of indien adoptieouders hebben verzuimd hun adresgegevens actueel te houden, worden uitsluitend de verplichte onderdelen bewaard. De overige gegevens worden vernietigd, zowel fysiek als digitaal. Dit proces is onomkeerbaar en eenmalig. Indien adoptieouders met terugwerkende kracht zaken verwijderd willen hebben, kunnen zij hiervoor een verzoek indienen, maar dienen de kosten die samenhangen met het verwijderen te worden voldaan volgens het dan geldende uurtarief.

Indien u na afronding van de adoptieprocedure heeft aangegeven niet meer actief te willen worden benaderd door ANW en u verzocht heeft om verwijdering van uw gegevens ten behoeve van de algemene taken, zullen wij u rondom deze wettelijke taak moeten benaderen. Daarnaast kan het zo zijn dat geboortefamilies uit de USA contact willen leggen of dat er andere zaken spelen die voor u of uw kind van belang kunnen zijn (bijvoorbeeld medische situaties bij geboortefamilies). Bij dergelijke situaties zullen we vooraf altijd een afweging maken tussen de belangen die spelen versus uw verzoek om geen informatie meer van ons te ontvangen. Hierbij zijn de belangen van de betrokken geadopteerden voor ons leidend.

Welke informatie verzamelt, verwerkt, bewerkt, deelt en bewaart ANW ten behoeve van haar wettelijke taken?
ANW verzamelt, verwerkt, bewerkt, deelt en bewaart van aspirant-adoptieouders, adoptiegezinnen en de te plaatsen kinderen de volgende gegevens:

  1. Adresgegevens
  2. Naam en achternaam
  3. BSN
  4. Geslacht
  5. Geboortedatum
  6. Burgerlijke staat
  7. E-mailadres(sen)
  8. Skype-adres(sen)
  9. Bankrekeningnummers
  10. Naam en achternaam kind(eren)
  11. Adresgegevens
  12. Kopie paspoort
  13. Kopie verblijfsvergunning
  14. Juridische stukken die van belang zijn voor het opstarten van de adoptieprocedure en die vrijkomen tijdens de adoptieprocedure
  15. Medische en psychosociale gegevens
  16. Financiële gegevens
  17. Gegevens over de gezinssituatie, het verleden en heden
  18. De gezinsrapportages, updates gezinsrapportages en postplacementverslagen
  19. Het kindvoorstel van het te plaatsen kind uit de USA
  20. Het plaatsingsvoorstel met bijlagen zoals dat naar de Nederlandse autoriteiten gaat

Hoe worden deze gegevens verzameld, vastgelegd en beveiligd?
ANW verzamelt, registreert en beveiligt de gegevens als volgt:

  1. Digitaal in een afgeschermde beveiligde cloud-omgeving. Deze omgeving voldoet aan alle eisen op gebied van privacy en is enkel toegankelijk voor aangewezen personen, tenzij ANW daartoe gehouden is op grond van wettelijke bepalingen of een rechterlijke uitspraak.
  2. Digitaal in een afgeschermd en beveiligd administratief systeem dat voldoet aan alle eisen op het gebied van privacy en enkel toegankelijk is voor door ANW aangewezen personen, tenzij ANW daartoe gehouden is op grond van wettelijke bepalingen of een rechterlijke uitspraak.
  3. In een papieren persoonlijk adoptiedossier in een afgesloten brandveilige kast op het kantoor van ANW. Dit voldoet aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan vergunninghouders ten aanzien van het bewaren van dossiers op kantoor. De brandveilige kast is enkel toegankelijk is voor daarvoor aangewezen personen, tenzij ANW daartoe gehouden is op grond van wettelijke bepalingen of een rechterlijke uitspraak.
  4. In een papieren persoonlijk adoptiedossier in de externe langjarige opslag die voldoet aan alle wettelijke eisen hieromtrent. Het papieren dossier is enkel toegankelijk voor daarvoor aangewezen personen, tenzij ANW daartoe gehouden is op grond van wettelijke bepalingen of een rechterlijke uitspraak.
  5. Door het invullen van het informatieformulier op de website. Deze gegevens komen via de beveiligde server binnen in de algemene e-mail van ANW in de beveiligde omgeving. De website maakt geen gebruik van cookies.

Hoe gaat ANW om met beeldmateriaal en privacy?
Ten behoeve van informatievoorziening en voorlichting worden bij activiteiten van ANW foto’s en ander beeldmateriaal gemaakt en bewaard. Deze kunnen worden gebruikt voor interne en externe communicatiedoeleinden. Indien mensen niet herkenbaar op foto en beeldmateriaal willen verschijnen of niet willen dat hun kind of andere aan hen gelieerde personen herkenbaar op foto- en of beeldmateriaal verschijnen, dienen zij dit zelf kenbaar te maken.

Indien foto- of beeldmateriaal wordt gebruikt in communicatie-uitingen van ANW en betrokken personen dat niet wensen, kunnen zij vragen om verwijdering van het beeldmateriaal.

Indien er echter sprake is van groepsfoto’s of overzichtsfoto’s (zoals de jaarlijkse ANW family foto) dienen betrokkenen van tevoren de afweging te maken wel/niet op deze foto te gaan staan op het moment dat deze gemaakt wordt. Verwijdering van dergelijke foto’s is niet mogelijk.

Gebruik en verstrekken van gegevens
De informatie van oriënterende personen wordt enkel en alleen binnen ANW gebruikt ten behoeve van voorlichting, communicatie en informatievoorziening en wordt niet verstrekt aan derden, tenzij ANW daartoe gehouden is op grond van wettelijke bepalingen of een rechterlijke uitspraak.

De informatie binnen lopende en afgeronde adoptieprocedures wordt gebruikt binnen ANW voor het doel waarvoor de informatie is afgegeven en wordt alleen verstrekt aan binnen- en buitenlandse partners betrokken bij de adoptieprocedure met uw toestemming, tenzij ANW daartoe gehouden is op grond van wettelijke bepalingen of een rechterlijke uitspraak.

Het adoptiedossier dat ontstaat, wordt enkel gedeeld met geadopteerden (boven de 16), met hun voogden (indien het kind nog geen 16 is), en met partners van ANW in binnen- en buitenland die betrokken zijn bij de adoptieprocedure, tenzij ANW daartoe gehouden is op grond van wettelijke bepalingen of een rechterlijke uitspraak.

ANW behoudt zich het recht voor elke aanvraag tot het delen van informatie te beoordelen op nut en noodzaak, doelmatigheid en rechtmatigheid.

Hoe lang wordt de informatie bewaard en wanneer wordt deze vernietigd?
Informatie wordt zolang bewaard als wettelijk verplicht en/of noodzakelijk is. Een verzoek tot het verwijderen van informatie kan te allen tijde worden ingediend (zie hierboven bij wijzigingen onder algemene taken en wettelijke taken).

ANW beoordeelt deze bewaring op nut en noodzaak, doelmatigheid en rechtmatigheid en maakt daarbij een onderscheid tussen de wettelijke taken en de algemene taken.

Rechten van betrokkenen
Mensen die in het kader van informatievoorziening en de algemene taken van ANW hun gegevens hebben gedeeld en die willen dat hun gegevens kunnen worden ingezien, worden gewijzigd of worden verwijderd dienen dit kenbaar te maken door een e-mail te sturen uit het door henzelf verstrekte e-mailadres. Dit verzoek kan alleen worden gedaan vanuit het e-mailadres dat bekend is gemaakt en kan alleen betrekking hebben op dat e-mailadres, om te voorkomen dat mensen voor anderen een verzoek indienen. Bij twijfel behoudt ANW zich het recht voor om te verzoeken de wijzigingsaanvraag te ondersteunen met een geldig identiteitsbewijs.

Mensen die hun adoptieprocedure staken, en die zouden willen dat hun gegevens verwijderd worden, dienen dit kenbaar te maken door een e-mail te sturen. Indien het gaat om meer dan alleen het verwijderen van een e-mailadres uit een mailinglijst kan ANW verzoeken de aanvraag te voorzien van een geldig identiteitsbewijs.

Het adoptiedossier dat wordt aangelegd, is bedoeld voor de geadopteerde vanaf 16 jaar, of zoveel eerder als toestemming is gegeven door de gezagsbevoegde(n), en kan enkel en alleen worden ingezien door de geadopteerden en/of de gezagsbevoegde(n) na overlegging van een verzoek en een geldig identiteitsbewijs van alle betrokken partijen.

Indien geadopteerden boven de 16 zijn, mogen hun adoptieouders geen inzage meer vragen in het adoptiedossier zonder toestemming van de geadopteerde zelf.

Indien geadopteerden boven de 16 zijn, mogen zij zelf hun e-mailadres kenbaar maken bij ANW, vindt de communicatie rechtstreeks met hen plaats en kunnen zij zelfstandig hun adoptiedossier inzien.

Uitzonderingen op het bovenstaande worden getoetst door het beslissingsbevoegde orgaan binnen ANW met inachtneming van wet- en regelgeving op dit onderwerp, en indien nodig in overleg met de Nederlandse bevoegde autoriteiten, en uitsluitend en alleen na overlegging van geldige identiteitsbewijzen en een formeel verzoek met opgaaf van reden.

Adoptiedossiers die worden gesloten voordat er een plaatsing heeft plaatsgevonden, worden overgedragen aan het Ministerie. De informatie die bij ANW beschikbaar is, wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk en/of wettelijk verplicht, en na verloop van deze termijnen zowel digitaal als fysiek vernietigd.

Beperking van de verantwoordelijkheden van ANW
ANW kan geen verantwoordelijkheid nemen voor de naleving van de privacyregelgeving door derden aan wie zij in het kader van de uitoefening van de wettelijke taken van ANW gegevens moet verstrekken. Deze partijen bevinden zich in Nederland en ook in het buitenland.

Voorts melden we u;

  1. Dat de website van ANW gebruik maakt van hyperlinks naar websites van derden. ANW is niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
  2. Dat bij gebruik van andere communicatiemiddelen dan de email (zoals bijvoorbeeld whatsapp en wetransfer) ANW op geen enkele wijze verantwoordelijkheid kan nemen voor de wijze waarop deze communicatiekanalen omgaan met privacy

 

Tot slot. Menselijke fouten kunnen helaas nooit worden uitgesloten. Als u van mening bent dat er iets verkeerd gaat, vragen wij u ons hiervan direct op de hoogte te brengen, zodat we passende maatregelen kunnen nemen en kunnen beoordelen of een melding noodzakelijk is.